Evernote in de praktijk

Papierloos werken
Sinds januari 2012 werk ik papierloos. Hierbij gebruik ik Evernote (de premium-versie) als geheugensteuntje en archief. Tijdens de Slimmer Werken trainingen die ik geef merk ik dat veel mensen de praktische mogelijkheden van Evernote niet volop benutten, vandaar deze blog over Evernote in de praktijk.

Evernote-logo

 

Overal op internet zijn artikelen over de mogelijkheden van Evernote te vinden. Als je meer wilt weten over de mogelijkheden, dan verwijs ik je graag naar de Evernote blog van Patrick Mackaaij  Hieronder vind je tips over het gebruik van Evernote in de dagelijkse praktijk.

Mappen en labels
Mijn mappenstructuur in Evernote is eenvoudig, ik gebruik bijna altijd labels om documenten terug te vinden. Iedere notitie kun je namelijk maar in één notitieboek zetten maar je kunt er meerdere labels bij plaatsen.

polissenPrivé documenten gaan bijvoorbeeld in de map administratie, hier zitten honderden documenten in maar alles is eenvoudig terug te vinden omdatEvernote goed doorzoekbaar is.  Door bijvoorbeeld de ziektekostenpolis goed te labelen (labels 2013 en polissen)  kan ik deze eenvoudig terugvinden. Door op Polis te zoeken, wordt de polis ook gevonden omdat Evernote teksten in foto’s doorzoekt. Als je meer wilt weten over hoe Evernote werken dan kan ik het digitale boekje Lifehacking met Evernote van harte aanbevelen.


Post, garantiebewijzen, kassabonnen en officiële documenten

post digitaliserenAlle brieven die via de post binnenkomen, fotografeer ik met de Evernote-app op mijn telefoon. De foto’s worden direct opgeslagen in Evernote.  In de praktijk betekent dit dat als ik spontaan besluit om iets terug te brengen naar de winkel, ik de factuur altijd bij me heb.

 

Ook alle documenten voor de accountant staan in Evernote dus als hij een document nodig heeft kan ik hem deze onafhankelijk van plaats en tijd direct toesturen vanaf mijn telefoon. Digitale post kan ik eenvoudig doorsturen naar mijn Evernote e-mailadres.

 

tekst verbergen met Skitch
Wil je bepaalde informatie liever niet bewaren in Evernote? Gebruik dan Skitch om teksten onleesbaar te maken.

Skitch kun je gebruiken om bijvoorbeeld je geboortedatum in je paspoort weg te halen  of je kunt bij documenten alleen de belangrijke delen leesbaar laten en de rest weghalen. Ook kun je op een document “schrijven” dat het een Evernote-kopie is
Koppelingen naar notities

koppeling maken naar Evernote notitie

Als je in Evernote een notitie hebt gemaakt kun deze via een koppeling delen met anderen. Als ik een factuur ontvang, zet ik deze in Evernote en plaats ik de koppeling naar de factuur in mijn takenlijst zodat ik deze niet meer hoef te zoeken als ik de factuur ga betalen. Vragen en verzoeken van opdrachtgevers en/of deelnemers aan trainingen kopieer ik naar een Evernote-notitie. De koppeling zet in in mijn  agenda in het opmerkingenveld zodat ik alle informatie direct bij de hand heb als ik de training ga voorbereiden.

Een ander handigheidje van koppelingen is dat je de koppelingen kunt whatsappen 🙂 Onze pubers lezen hun schoolmail niet dus heb ik deze doorgestuurd naar mijn mailbox om niets te missen. Als er belangrijke berichten tussen zitten stuur ik deze door naar het Evernote e-mailadres en deel ik de koppeling via Whatsapp met de kinderen.

Medicijnen, artsbezoek e.d.

Livescribe Wifi SmartpenFoto’s gemaakt van de doosjes, bloedprikformulieren en artsenbrieven en gelabeld met naam gezinslid – jaartal – gezondheid.

Als ik aantekeningen wil maken bij het bezoek aan de arts neem ik mijn Livescribe pen en boekje mee zodat ik alle aantekeningen ook in Evernote kan labelen en terugvinden.

Zoek ik op het label gezondheid, krijg ik een overzicht te zien van alle medicatie van alle gezinsleden. Zet ik er een jaartal en een naam bij, dan krijg ik heel specifiek (een deel van) het “Medisch dossier” van één van de gezinsleden (of schoonouders, handig voor als je het opeens nodig hebt).


Vakantie

Papierloos vakantie Evernote

Eén van de voordelen van Evernote Premium is dat je notitieboeken offline op je telefoon en tablet kunt opslaan. Dit gebruik ik voor de vakanties. Alle documenten, vliegtickets, bevestigingen van hotel en huurauto en paspoorten sla ik op in één notitieboek die ik dan tijdens de vakantie offline kan benaderen. Ik neem dus geen papieren documenten mee en open bijvoorbeeld de hotelreservering bij aankomst gewoon op mijn telefoon.

Over Evernote in de praktijk is nog veel te vertellen. Heb je een aanvulling of een vraag? Laat het me weten!

One thought on “Evernote in de praktijk

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *