Ondertekenen / bewerken email bijlagen iOS10

Ondertekenen / bewerken email bijlagen iOS10

Ondertekenen / bewerken email bijlagen iOS10

Het ondertekenen / bewerken email bijlagen iOS10 is mogelijk in de mail-app op de iPhone en iPad. Dit is vooral handig als je een PDF bestand toegestuurd krijgt waar je opmerkingen bij wilt zetten of je handtekening onder wilt plaatsen. Hieronder een beschrijving van de mogelijkheden.

Hoe werkt het ondertekenen / bewerken email bijlagen iOS10?

Je ontvangt een e-mailbericht met een PDF-bijlage. Als de bijlage meteen opent in de mail, klik je erop en kies je in het scherm dat verschijnt “Markeer en beantwoord”.

Zie je de bijlage als icoon in de mail staan dan klik je op de bijlage en deze opent in de mail-app.
Als je op het scherm tikt, verschijnt er bovenin het document een balk.

Ondertekenen / bewerken email bijlagen iOS10

Lees verder

Synchroniseren zakelijke agenda iPad iPhone en Outlook, zo los je problemen op

Synchroniseren zakelijke agenda iPad iPhone en Outlook, zo los je problemen op

Synchroniseren zakelijke agenda iPad iPhone en Outlook

Tijdens iPad-trainingen krijg ik regelmatig vragen over fouten bij het synchroniseren zakelijke agenda iPad iPhone en Outlook. In de praktijk blijkt de zakelijke agenda niet altijd goed te synchroniseren van de iPad iPhone naar Outlook en andersom. Het belang van een goed synchroniserende zakelijke agenda hoef ik niet nader toe te lichten.

Door, in plaats van de standaard ingestelde Push, via Fetch te synchroniseren, blijken de meeste synchronisatieproblemen op te lossen. Gebruik onderstaande handleiding om de instellingen op je iPad iPhone aan te passen.

Push versus Fetch, achtergrondinformatie

Bij het synchroniseren zakelijke agenda iPad iPhone en Outlook via Push stuurt de server nieuwe berichten meteen door naar je iPad of iPhone.

Lees verder

iPad / iPhone: Uitgebreide Dicteer Handleiding

iPad / iPhone: Uitgebreide Dicteer Handleiding

Dicteerfunctie iPad iOS 8
De dicteer functie op de iPad en iPhone wordt geactiveerd door op de microfoon op het toetsenbord te klikken.
Slimmer werken met de iPhone / iPad, teksten dicteren

In iOS 8 kun je op de iPhone (4s en nieuwer) en iPad (3 en nieuwer) teksten dicteren. Met deze dicteer functie spreek je tekst in en ze worden de woorden op je iPhone of iPad uitgetypt, dit werkt in alle apps waar je het toetsenbord kunt gebruiken dus ook in Whatsapp.

Dicteren aanzetten op de iPhone / iPad (iOS 8)

In instellingen zet je de dicteer functie als volgt aan:
Ga naar instellingen – algemeen – toetsenbord en zet dicteren aan.

Hoe werkt het dicteren op de iPhone / iPad

Het dicteren werkt in alle apps waar je je toetsenbord kunt gebruiken. Op je toetsenbord zie je een microfoon staan naast het wereld bolletje. Tijdens het inspreken van je teksten kun je allerlei commando’s gebruiken. Deze staan beschreven in de handleiding.

Dicteerfunctie iPad en iPhone handleiding

Wil je een uitgebreid overzicht van mogelijkheden en commando’s van de dicteer functie voor de iPad / iPhone ontvangen? Vul dan dit formulier in:


Heb je vragen of aanvullingen? Neem dan gerust contact met me op of bekijk de andere blogs voor meer tips en trucs.

Evernote in de praktijk

Papierloos werken
Sinds januari 2012 werk ik papierloos. Hierbij gebruik ik Evernote (de premium-versie) als geheugensteuntje en archief. Tijdens de Slimmer Werken trainingen die ik geef merk ik dat veel mensen de praktische mogelijkheden van Evernote niet volop benutten, vandaar deze blog over Evernote in de praktijk.

Evernote-logo

 

Overal op internet zijn artikelen over de mogelijkheden van Evernote te vinden. Als je meer wilt weten over de mogelijkheden, dan verwijs ik je graag naar de Evernote blog van Patrick Mackaaij  Hieronder vind je tips over het gebruik van Evernote in de dagelijkse praktijk.

Mappen en labels
Mijn mappenstructuur in Evernote is eenvoudig, ik gebruik bijna altijd labels om documenten terug te vinden. Iedere notitie kun je namelijk maar in één notitieboek zetten maar je kunt er meerdere labels bij plaatsen.

polissenPrivé documenten gaan bijvoorbeeld in de map administratie, hier zitten honderden documenten in maar alles is eenvoudig terug te vinden omdatEvernote goed doorzoekbaar is.  Door bijvoorbeeld de ziektekostenpolis goed te labelen (labels 2013 en polissen)  kan ik deze eenvoudig terugvinden. Door op Polis te zoeken, wordt de polis ook gevonden omdat Evernote teksten in foto’s doorzoekt. Als je meer wilt weten over hoe Evernote werken dan kan ik het digitale boekje Lifehacking met Evernote van harte aanbevelen.


Post, garantiebewijzen, kassabonnen en officiële documenten

post digitaliserenAlle brieven die via de post binnenkomen, fotografeer ik met de Evernote-app op mijn telefoon. De foto’s worden direct opgeslagen in Evernote.  In de praktijk betekent dit dat als ik spontaan besluit om iets terug te brengen naar de winkel, ik de factuur altijd bij me heb.

 

Ook alle documenten voor de accountant staan in Evernote dus als hij een document nodig heeft kan ik hem deze onafhankelijk van plaats en tijd direct toesturen vanaf mijn telefoon. Digitale post kan ik eenvoudig doorsturen naar mijn Evernote e-mailadres.

 

tekst verbergen met Skitch
Wil je bepaalde informatie liever niet bewaren in Evernote? Gebruik dan Skitch om teksten onleesbaar te maken.

Skitch kun je gebruiken om bijvoorbeeld je geboortedatum in je paspoort weg te halen  of je kunt bij documenten alleen de belangrijke delen leesbaar laten en de rest weghalen. Ook kun je op een document “schrijven” dat het een Evernote-kopie is
Koppelingen naar notities

koppeling maken naar Evernote notitie

Als je in Evernote een notitie hebt gemaakt kun deze via een koppeling delen met anderen. Als ik een factuur ontvang, zet ik deze in Evernote en plaats ik de koppeling naar de factuur in mijn takenlijst zodat ik deze niet meer hoef te zoeken als ik de factuur ga betalen. Vragen en verzoeken van opdrachtgevers en/of deelnemers aan trainingen kopieer ik naar een Evernote-notitie. De koppeling zet in in mijn  agenda in het opmerkingenveld zodat ik alle informatie direct bij de hand heb als ik de training ga voorbereiden.

Een ander handigheidje van koppelingen is dat je de koppelingen kunt whatsappen 🙂 Onze pubers lezen hun schoolmail niet dus heb ik deze doorgestuurd naar mijn mailbox om niets te missen. Als er belangrijke berichten tussen zitten stuur ik deze door naar het Evernote e-mailadres en deel ik de koppeling via Whatsapp met de kinderen.

Medicijnen, artsbezoek e.d.

Livescribe Wifi SmartpenFoto’s gemaakt van de doosjes, bloedprikformulieren en artsenbrieven en gelabeld met naam gezinslid – jaartal – gezondheid.

Als ik aantekeningen wil maken bij het bezoek aan de arts neem ik mijn Livescribe pen en boekje mee zodat ik alle aantekeningen ook in Evernote kan labelen en terugvinden.

Zoek ik op het label gezondheid, krijg ik een overzicht te zien van alle medicatie van alle gezinsleden. Zet ik er een jaartal en een naam bij, dan krijg ik heel specifiek (een deel van) het “Medisch dossier” van één van de gezinsleden (of schoonouders, handig voor als je het opeens nodig hebt).


Vakantie

Papierloos vakantie Evernote

Eén van de voordelen van Evernote Premium is dat je notitieboeken offline op je telefoon en tablet kunt opslaan. Dit gebruik ik voor de vakanties. Alle documenten, vliegtickets, bevestigingen van hotel en huurauto en paspoorten sla ik op in één notitieboek die ik dan tijdens de vakantie offline kan benaderen. Ik neem dus geen papieren documenten mee en open bijvoorbeeld de hotelreservering bij aankomst gewoon op mijn telefoon.

Over Evernote in de praktijk is nog veel te vertellen. Heb je een aanvulling of een vraag? Laat het me weten!

Papierloos vergaderen met de iPad / tablet

In de komende blogs ga ik uitgebreid in op het papierloos vergaderen, hoe te beginnen, de voordelen, do’s en dont’s en de mogelijkheden om op professionele efficiënte wijze te vergaderen met de iPad.

Hoe starten met papierloos vergaderen? Binnen veel bedrijven werd voor de invoering van de iPad  en het papierloos vergaderen zeer professioneel vergaderd. Regelmatig kom ik bij bedrijven waar het vergaderen met de iPad nog niet is geprofessionaliseerd, dit kan de weerstand versterken op zowel de secretariaten als de vergaderdeelnemers.

Vergaderapps

Voordeel van het gebruik van vergaderapps is dat de stukken veilig staan en dat de voorbereiding en de vergadering efficiënter en professioneler verlopen. Secretariaten hoeven de stukken bijvoorbeeld niet meer om te zetten in PDF omdat een aantal van de hierondergenoemde vergaderapps dat automatisch doen. Ook heb je tijdens de vergadering toegang tot het archief. Ook bevatten een aantal van de vergaderapps een agenda waar bijlagen voor afspraken in geplaatst kunnen worden, hiermee is ook meteen het probleem van het plaatsen van bijlagen in de iPad  / tablet agenda opgelost.

Door iedereen met dezelfde app te laten werken kunnen vergaderdeelnemers vergaarde kennis en trucs delen.

Onderzoek de mogelijkheden en kosten van het gebruik van een speciale vergaderapp. Met behulp van deze apps kun je op de iPad / tablet net zo professioneel en efficiënt vergaderen als met papieren vergaderstukken. Enkele aanbieders zijn: gemeenteoplossingen.nl, zorgoplossingen.nl papierloosvergaderen.nl en iBabs.eu. Om een beeld te krijgen van de mogelijkheden van deze apps kun je  de iBabs pro op je iPad of tablet downloaden en inloggen als demogebruiker. Je krijgt dan een duidelijk beeld van wat een vergaderapp voor je organisatie kan betekenen.

iPadkennis
Zorg ervoor dat alle vergaderdeelnemers een iPad/tablet hebben en bekend zijn met de mogelijkheden en onmogelijkheden van de iPad. Maak afspraken over de apps die gebruikt gaan worden tijdens de vergaderingen.

Ook voor de managementondersteuners betekent het invoeren van de iPad dat zij anders moeten gaan werken, zorg dat zij ook over de benodigde kennis beschikken.

Wanneer en welke apps
Spreek af welke apps gebruikt worden voor het papierloos vergaderen en dat de deelnemers vooraf aan de eerste vergadering bekend zijn met de werking van deze apps. Indien je besluit zonder speciale vergaderapp te gaan vergaderen kijk dan naast e-mail, naar de mogelijkheden van bijvoorbeeld Dropbox om de vergaderstukken naar de iPad te verplaatsen. iAnnotate en Goodreader zijn zeer geschikt voor het annoteren van de vergaderstukken.

Wat zijn jouw ervaringen met papierloos vergaderen (zonder en met vergaderapp)?

 

 

 

 

 

iPad en social media: officiële apps versus browser

Op de iPad zijn voor veel social media netwerken apps beschikbaar. Voordeel van de officiële apps van bijvoorbeeld Facebook, Twitter en LinkedIn is dat de websites overzichtelijk worden weergegeven in een voor de iPad geoptimaliseerde format. Nadeel is dat je veel functionaliteiten mist in de app.

Mijn advies is om LinkedIn en Facebook op de iPad via de browser te bezoeken.

Je kunt in de iPad browser met LinkedIn en Facebook prima werken en je hebt bij LinkedIn dezelfde zoekmogelijkheden als op de pc.

Toegevoegde waarde van Facebook via de browser is dat je bijvoorbeeld meldingen van berichten uit kunt schakelen. Beide hier genoemde voorbeelden zijn in de iPad apps helaas nog niet mogelijk.

Twitter is een ander verhaal. Zowel in de app als in de iPad browserversie ontbreekt de mogelijkheid om mensen aan lijsten toe te voegen. Ik los dit op via de Hootsuite-app die deze mogelijkheid wel biedt. (Hootsuite gebruik ik overigens ook op mijn laptop en Android telefoon, hierover in een latere blog meer).

Om je netwerken met een prettigere indeling te bekijken is Sociale nieuws magazine Flipboard een aanrader. Je koppelt deze aan je sociale netwerken en dan ziet je Twitter tijdlijn er bijvoorbeeld zo uit (een willekeurig deel van mijn tijdlijn):

twitter flipboard @vanessa_simons

Papierloos werken met de iPad, Agendabijlagen

papierloos vergaderen

Bijlagen papierloos vergaderen
De iPad maakt het mogelijk om papierloos te vergaderen. Ik gebruik de iPad voor het lezen van de vergader- of overlegstukken en als digitaal kladblok. Tijdens workshops krijg ik regelmatig vragen over de mogelijkheden en onmogelijkheden van documenten- en agenda synchronisatie.

Steeds meer organisaties stappen voor de vergaderstukken over naar speciale vergaderapps, hierover in een latere blog meer.

Voor individuele overleggen worden op de pc de bijlagen in Outlook bij de afspraak gezet. Eén van de onmogelijkheden van de iPad is dat agendabijlagen niet toegevoegd kunnen worden in de agenda.

Ik maak voor overlegdocumenten op de iPad gebruik van Dropbox en Google Drive maar bij veel bedrijven is het gebruik van deze tools niet gewenst.

digitale dagmappenAgendabijlagen
Digitale dagmappen in Outlook zijn een goede, praktische oplossing. Bijlagen kunnen op de iPad beschikbaar worden gemaakt door “digitale dagmappen”, eventueel met de naam 01Maandag 02Dinsdag etc zodat deze mappen bovenaan in de mappenstructuur staan en snel te vinden zijn.

Door gebruik te maken van regels voor inkomende e-mailberichten kunnen bijlagen rechtstreeks naar de dagmap gemaild worden. Het onderwerp van de agendabijlage is belangrijk voor het rechtstreeks mailen naar de juiste dagmap maar ook voor het snel terugvinden van de bijlage.

Met de juiste apps kunnen de documenten geannoteerd worden.

Heb jij vragen over agendabijlagen en de iPad of een andere manier om je bijlagen naar de iPad te krijgen? Ik kijk uit naar jullie tips en ervaringen!

 

Papierloos werken, een dag uit de praktijk

De werkdag van een papierloze zelfstandig professional

Mijn werkdag verschilt niet echt van de werkdag van andere kenniswerkers. Vandaag ga ik naar mijn werkplek Swung House omdat ik een afspraak heb en van de gelegenheid gebruik maak om een aantal stukken af te ronden. Mijn ervaring is dat ik thuis goed kan werken maar dat ik bij Swung House productiever ben omdat daar minder afleiding is. In mijn tas bevindt zich mijn volledige kantoor, alles netjes georganiseerd.

De inrichting en bereikbaarheid maken Swung House een prettige locatie om te werken. Bij aankomst haal ik koffie 🙂 en neem ik plaats op een werkplek.

Eerst richt ik mijn kantoor in: laptop, iPad op standaard, smartphone, stylus en de e-pen, koptelefoon en schoonmaakdoekje. Mijn laadkabels laat ik nog even in de tas zitten maar als het nodig is kan ik deze eenvoudig inpluggen in de stopcontacten die bij Swung House in de tafels verwerkt zijn.
Vandaag ga ik de Twitterhandleiding aanvullen, de administratie bijwerken en e-mailberichten verwerken.

 

Voor het actualiseren van de Twitter Handleiding heb ik aantekeningen gemaakt van vragen tijdens trainingen. Deze zijn omgezet naar getypte tekst (in PDF), wil je weten hoe dit is gedaan, lees dan mijn e-pens blog. De aantekeningen staan in Evernote. Ik zoek ze op en open ze op de iPad in iAnnotate zodat ik in de aantekeningen kan schrijven.

Op de laptop open ik de Twitterhandleiding. Aan de hand van de aantekeningen, geopend op de iPad wordt het document aangevuld. Een interessante pagina over de nieuwste veranderingen op Twitter sla ik via de Evernote clipper (Chrome Browser) op in Evernote zodat ik deze later kan doorlezen.

 

Dan gaat de telefoon. Door twee keer op de homeknop van mijn iPad te klikken, schakel ik snel over naar Pen Ultimate zodat ik eventueel snel een telefoonnotitie kan maken. Het telefoontje is van iemand die interesse heeft in een van mijn diensten dus ik open het kladblok in Penultimate mijn vragenlijst potentiële klanten.

Na het telefoongesprek open ik op de iPad de aantekeningen van de Twitterhandleiding en ga ik verder.

 


Mijn afspraak komt binnen, we gaan beneden in de open ruimte zitten en ik neem mijn Ipad en e-pens mee zodat ik mijn handgeschreven aantekeningen straks kan omzetten naar getypte tekst om ze te verwerken en archiveren.

Tijdens het gesprek schrijf ik mijn aantekeningen op de Ipad terwijl de ander een kladblok gebruikt. We schrijven even snel alleen kan ik mijn aantekeningen straks digitaliseren en eventueel aanvullen en verbeteren.

Als mijn afspraak vertrekt zet ik mijn aantekeningen om naar getypte tekst  en loop terug naar de werkplek. onderweg maak ik een praatje met Marinel van de Velde van Swung House en ze laat me een interessant boek zien. Ik maak een foto van de cover zodat ik deze later in Evernote kan bewaren en terugvinden.

Dan ga ik weer aan de slag. De Twitterhandleiding is aangevuld en de administratie is aan de beurt. Alle ontvangen post wordt door mij direct gedigitaliseerd (gescand) dus ik kan plaats-onafhankelijk mijn administratie doen. Door in Evernote alles goed te taggen zijn de benodigde stukken zo boven water. De stukken open ik op mijn Ipad en ik werk op mijn laptop. Dit heeft hetzelfde effect als geprinte stukken die je naast je neerlegt.

Als de actielijst voldoende is geslonken pak ik mijn spullen en ga ik huiswaarts.

Papierloos werken, volledig of deels, is eenvoudiger en efficiënter dan je denkt; wat houdt jou nog tegen?