In de komende blogs ga ik uitgebreid in op het papierloos vergaderen, hoe te beginnen, de voordelen, do’s en dont’s en de mogelijkheden om op professionele efficiënte wijze te vergaderen met de iPad.
Hoe starten met papierloos vergaderen? Binnen veel bedrijven werd voor de invoering van de iPad en het papierloos vergaderen zeer professioneel vergaderd. Regelmatig kom ik bij bedrijven waar het vergaderen met de iPad nog niet is geprofessionaliseerd, dit kan de weerstand versterken op zowel de secretariaten als de vergaderdeelnemers.
Vergaderapps
Voordeel van het gebruik van vergaderapps is dat de stukken veilig staan en dat de voorbereiding en de vergadering efficiënter en professioneler verlopen. Secretariaten hoeven de stukken bijvoorbeeld niet meer om te zetten in PDF omdat een aantal van de hierondergenoemde vergaderapps dat automatisch doen. Ook heb je tijdens de vergadering toegang tot het archief. Ook bevatten een aantal van de vergaderapps een agenda waar bijlagen voor afspraken in geplaatst kunnen worden, hiermee is ook meteen het probleem van het plaatsen van bijlagen in de iPad / tablet agenda opgelost.
Door iedereen met dezelfde app te laten werken kunnen vergaderdeelnemers vergaarde kennis en trucs delen.
Onderzoek de mogelijkheden en kosten van het gebruik van een speciale vergaderapp. Met behulp van deze apps kun je op de iPad / tablet net zo professioneel en efficiënt vergaderen als met papieren vergaderstukken. Enkele aanbieders zijn: gemeenteoplossingen.nl, zorgoplossingen.nl papierloosvergaderen.nl en iBabs.eu. Om een beeld te krijgen van de mogelijkheden van deze apps kun je de iBabs pro op je iPad of tablet downloaden en inloggen als demogebruiker. Je krijgt dan een duidelijk beeld van wat een vergaderapp voor je organisatie kan betekenen.
iPadkennis
Zorg ervoor dat alle vergaderdeelnemers een iPad/tablet hebben en bekend zijn met de mogelijkheden en onmogelijkheden van de iPad. Maak afspraken over de apps die gebruikt gaan worden tijdens de vergaderingen.
Ook voor de managementondersteuners betekent het invoeren van de iPad dat zij anders moeten gaan werken, zorg dat zij ook over de benodigde kennis beschikken.
Wanneer en welke apps
Spreek af welke apps gebruikt worden voor het papierloos vergaderen en dat de deelnemers vooraf aan de eerste vergadering bekend zijn met de werking van deze apps. Indien je besluit zonder speciale vergaderapp te gaan vergaderen kijk dan naast e-mail, naar de mogelijkheden van bijvoorbeeld Dropbox om de vergaderstukken naar de iPad te verplaatsen. iAnnotate en Goodreader zijn zeer geschikt voor het annoteren van de vergaderstukken.
Wat zijn jouw ervaringen met papierloos vergaderen (zonder en met vergaderapp)?
