Tips minder e-mailen

E-mail
E-mail, ooit uitgevonden om sneller en efficiënter te kunnen werken. Verkeerd gebruik, onwetendheid, spam en cc’tjes zorgen voor een continue stroom berichten die ons regelmatig uit onze concentratie haalt.

Is dit filmpje herkenbaar? Lees dan verder hoe je minder, bewuster en efficiënter kunt mailen:


Analyseren
Door je inbox te analyseren en te filteren kun je de mailstroom beheersbaar maken.

Onderzoek de volgende punten:

– Wie stuurt je de meeste berichten?

– Welke mails lees je (bijna) nooit?

– Welke mails zijn geen aanleiding tot actie van jouw kant?

– Wie is de afzender of wat is het onderwerp van mails die je bijna nooit leest

– Kunnen lange mailwisselingen via een andere communicatiewijze sneller en efficiënter

– Welke CC-mails die je ontvangt hebben een toegevoegde waarde?
 
 
Filteren en opruimen

– Filter mails om je inbox overzichtelijk te houden

– Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest

– CC-mails naar een map filteren

– Vraag om e-mails direct aan jou te adresseren als er een actie van je wordt verwacht
 
 
Afspraken maken (begin intern)

– Maak (als start met je collega’s) afspraken over gebruik van e-mail, Yammer, telefoon, Whatsapp en andere tools

– Zet in je handtekening (intern en extern) op welke tijden je je mail leest

– Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest

– Laat mensen weten wat je doet met CC en BCC mails
 
 
Wat je zelf kunt doen

Minder e-mail begint bij jezelf

– Lees je mail op vaste tijden

– Mail bewust en kies indien efficiënter andere communicatiemiddelen

– Hou mailberichten kort en probeer alleen te cc-en als dat echt noodzakelijk is

– Kies voor je mailberichten altijd een duidelijk onderwerp

– Gebruik EOM “end of message” voor berichten die in de onderwerpbalk passen

– Voer geen discussies via de mail
 
Bekijk dit filmpje voor de nodige inspiratie 🙂
 

Heb je aanvullingen, vragen of opmerkingen? Je reactie wordt gewaardeerd.

 

One thought on “Tips minder e-mailen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *